회의 효과적으로 하는 법

 

■ 회의 주제와 목표를 명확하게 전달한다

 

진행자가 안건에 대한 충분한 검토와 준비를 갖추어야 원활한 회의가 될 수 있다. 최소 몇 시간 전에 참석자들에게 주제를 전달하여 각자의 생각을 정리할 수 있도록 한다. 아이디어를 도출하는 회의인지 해결책을 찾는 회의인지 명확하게 구분하고, 관련 자료가 있다면 미리 배포해 읽어 오게 하는 것도 좋다.

 

시작 시간과 함께 종료 시간을 미리 공지하는 것도 필수 항목. 제한된 시간에 회의에 집중할 수 있도록 유도하기 위함이다. 회의 시 참석자는 업무 관계가 명확하고 의사 결정권이 있는 사람으로 제한한다. 중요한 이슈를 공유한다는 의미로 참석자의 범위를 넓히면 업무 연관성이 명확하지 않거나 결정권이 없는 사람은 회의 내용을 귀 담아 듣지 않고 그냥 앉아 시간을 낭비하기 때문이다. 또 논점이 흐려져 원래 해결하고자 했던 안건마저 흐지부지될 가능성도 있다.

 

■ 참석자 전원에게 발언 기회를 준다 

 

진행자가 회의 첫머리에 간결하게 주제를 설명하면 문제의식이 높아져 활발한 논의를 기대할 수 있다. 안건이 많다면 특정 주제에 치우치지 않도록 안건별로 시간 분배를 한다. 심도 있는 논의가 필요한 내용이 생기면 그 내용은 다음에 별도의 회의를 소집하는 것이 효과적이다. 자유로운 분위기를 조성해 참석자 모두에게 발언할 기회를 주는 것도 잊지 말자.

 

발언을 너무많이 하는 사람을 제어하고 말하지 않는 사람의 발언을 유도하는 것이 중요하다. 자기주장을 내세우기 꺼리는 사람에게는 “어떻게 생각하세요?” 식으로 질문하거나, 브레인라이팅 기법을일부 도입해 아이디어를 글로 받아보는 것도 요령이다. 진행자는 지나치게 많은 발언, 찬성이나 반대에 대한 주장을 자제해야 하고 논쟁에 개입하는 것도 금물이다. 회의가 끝날 때까지 주제의 방향성을 잃지 않도록 중도를 지켜야 한다

 

■ 적극적인 의견 발표로 희의를 진행하자

 

참석자들이 적극적으로 자신의 의견을 발표하며 주도적으로 회의를 이끌어야 효율적인 진행이 가능하다. 회의의 목적을 명확히 파악하고, 자신의 의견을 확실히 밝힌다. 발언권을 얻은 뒤 즉흥적으로 이야기를 하면 두서없이 들릴 수 있어 설득력이 떨어진다. 최대한 침착하고 단호한 말투로 사전에 준비한 내용을 발언하고, 의견을 발표할 때는 결론부터 말한뒤 뒷받침하는 근거를 대는 것이 집중력을 높이는 방법이다.

 

또 회사나 부서 내에서만 쓰는 전문적인 용어보다 누구나 알아들을 수 있는 용어를 사용해야 참석자들이 이해하기 쉽고 지루해하지도 않는다. 완벽하게 준비한 자료가 있다고 해도 앵무새처럼 그대로 읽으면 전달력이 떨어진다. 자료에 대한 자신의 의견이나 생각을 함께 표현해야 듣는 사람들이 쉽게 이해할 수 있다

 

 

■ 상대방을 배려하는 예의를 지킨다

 

‘적극적인 참여’를 잘못 해석해 본인의 생각만 말하거나 목소리를 높이는 사람들도 있다. 회의는 대화를 통해 서로의 생각을 주고받는 과정이므로 기본적인 대화 예절을 반드시 지켜야 한다. 진행자의 요청이나 의견에 따라 경어를 사용하고, 속어나 인신공격성 발언은 하지 않는다. 다른 사람의 발언을 무안하게 하는 어투는 삼가하고, “알아서 하십시오”라는 식의 행동도 바람직하지 않다. 부서를 대표해 참석한 회의라면 개인의 의견과 부서의 의견을 구분할 줄 알아야 한다.

 

자신의 의견을 말하는 것보다 더 중요한 것이 타인의 의견을 경청하는 자세다. 말하는 사람을 바라보고 그 의견에 공감 한다면 고개를 끄떡이는 등의 반응을 보이는 것도 좋다. 상대의 의견에 이의를 제시하고 싶더라도 남의 말을 끊거나 불쾌한 표정을 짓지 말고 발언자가 이야기를 마칠 때 까지 기다린다. 최선의 결과를 찾아내기 위해서는 다양한 의견이 필요하므로 소수 의견도 절대 무시하지 말아야 한다.

 

간혹 회의 시 상사의 눈치를 보며 발언을 삼가하는 경우가 있는데, 회의장에서는 부장도 과장도 신입사원도 모두 평등하다는 것을 기억하자. 

책이나 권한에 관계없이 발언을 하되 정중하고 공손한 언어를 사용하면 좋은 인상까지 덤으로 얻을 수 있다. 또 중요한 내용을 메모하는 습관은 회의 내용을 잊지 않고 실천하는 데 도움이 된다. 자신만의 양식을 정해 요점을 정리하면 발언자의 말을 놓치지 않으면서 메모할 수 있다.

 

본인의 업무에 직접적인 연관이 없는 내용이라고 낙서를 하거나 휴대폰으로 문자를 주고받으 며 산만하게 행동하는 것은 발언자에 대한 결례다. 

 

다른 참석자의 발표 의지를 꺾고 자신 역시회의 내용을 제대로 파악할 수 없는 결과를 초래하니 각별히 주의한다. 

 

-에디터정희